Поговорим о болезненном - о тайм-менеджменте. Тайм-менеджмент - это та самая вещь, которую все хотят внедрить, но делают это лишь единицы. Начнём мы с основных мыслей, которые будут курсировать из части в часть:
- Тайм-менеджмент - это серия привычек;
- Система тайм-менедмжента должна быть простая;
- Система должна приносить радость.
Запомните эти три правила. Ведь тайм-менеджмент, это действительно серия привычек. Она не должна быть сложной потому что иначе её придется возвращать долго и по частям если привычки исчезнут. Ну и самое главное, удовлетворение. Если тайм-менеджмент вас радует - вы все делаете правильно. А теперь давайте взглянем поподробнее.
Что ещё за серия привычек?
Проще всего насаждать простые привычки. Не комплексные, не жить сразу по сложному расписанию (последнее возможно, если гаранты санкций - как положительных, так отрицательных). Чем проще действие и очевиднее награда, тем легче.
В первую очередь, вам нужно завести привычку писать задачи дня. В этот же вечер, сядьте за стол и напишите список дел. Чем больше вы из своей памяти вытащите застарелых и несвежих задач, тем лучше. Не пугайтесь объёмов - у всех такой огромный список в первый раз. Сделав свой список дел, вы можете начать распределять их по дням. А вот каким образом - это зависит от техники.
Я рекомендую для начала использовать три системы - "1-3-5", "помодоро" и "тайм-блокинг". Давайте расскажу о каждой по отдельности.
Техника 1-3-5
Если бы у техник были бы уровни сложности, то 1-3-5 получила бы уровень "очень просто". Суть её в следующем:
Одна задача дня объявляется самой главной. Обычно, это дело, которое никуда нельзя перенести.
Три задачи - важные. Их можно переносить, но не сильно далеко и часто. Важные задачи можно делать после главной задачи дня.
Пять задач - неважные. Их можно переносить часто, далеко по времени и выполнять в зависимости от настроения. Как показывает практика, выполнить 8 задач за день вполне реально, если вы выполнили первые четыре. В таком случае, на положительных впечатлениях это сделать крайне просто. А вот сделать 5 неважных задач вместо первых четырех вам сила воли может позволить, но совесть обязательно пожурит. Тут важно вести с собой диалог, причем именно письменный. Так будет легче вести дискуссию с самим собой.
Техника помодоро
Правила техники Помодоро
Относительно техника. Вы можете комбинировать её с 1-3-5 для выработки привычки работать не отвлекаясь. Суть её в следующем - вы засекаете 25 минут на таймере и садитесь за выполнение задачи. Не отвлекайтесь ни на что - лучше даже уведомления выключить на телефоне. Таймеры есть и на компьютере кроме смартфона (будильники и часы - в Windows 10, 11). Заведите и включите таймер. Когда закончится двадцать пять минут сплошного труда, вы можете отдохнуть пять минут (я рекомендую поделать несложные упражнения - отжаться, поприседать) - а затем снова за работу. После каждого четвертого помидора рекомендуют сделать продолжительный перерыв в 15-30 минут.
Название техники происходит от итальянского слова, обозначающего помидор, так как создатель этой техники Франческо Чирилло использовал кухонный таймер в виде томата. Техника Помодоро хороша, но я лично использую почти авторскую технику, которую называю "Миской салата". В подробности вдаваться не буду, одно из отличий моей техники заключается в том, что я использую привычные для меня со школы отрезки по три четверти часа на полезную деятельность и пятнадцатиминутный отдых. Если у вас нет таймера, то на Youtube по запросу "Pomodoro timer" можно найти видео с успокаивающей музыкой. От вас требуется работать и краем уха отслеживать изменение музыкальной темы.
Time blocking
Тайм-блокинг. Можно использовать распределение с помощью цвета или подписей блоков.
Этот метод планирования заключается в том, что вы разбиваете день на блоки, назначая задачи (типовые активности) для каждого блока. Вроде бы похоже на расписание, да? Но в тайм-блокинге вы вместо четкого расписания устанавливаете плавающее время. Например, я могу заниматься этим час - и занимаюсь каждый день в одно и то же время примерно одинаковую продолжительность. Главное - не нарушать сплошной характер блока. Преимущество тайм-блокинга - в том, что вы рано или поздно понимаете, какая у вас производительность разных задач в разное время дня и можете корректировать задачи под собственные биоритмы.
Таймблокинг для меня лично - высокий уровень сложности, потому что требует строгого распорядка дня, который не всегда возможен. Но эта техника достаточно популярна и ей пользуется большое количество людей.
Отчёты дня
После того, как вы завершили продуктивный день по одной из этих систем, вечером нужно сесть писать отчёт дня. Это - самая приятная часть в любой системе планирования. Сначала вы распределяете самые новые задачи по дням. Потом вы пишете, что было сделано сегодня и самое главное - вывод дня. Зачем это нужно?
Это форма беседы с самим собой. Если вы не сделали ничего (такие дни случаются - и это нормально, мы расскажем почему так бывает в последующих частях), то вы пишете почему так получилось. Обычно люди в такие провальные дни отдыхают, болеют, переезжают, выполняют срочные важные дела. Самое главное - не ругать себя. Потому что вряд ли вы так со зла с самим собой (тайм-менеджмент нужен прежде всего вам самим).
Резюмируем нашу последовательность:
- Начните с выбора типа простой системы тайм-менеджмента. Если для вас всё сложно - возьмите 1-3-5;
- Сядьте в первый день и распишите все задачи дня одну за другой. В первый день у вас выйдет огромный список задач, не пугайтесь. Распределите их по дням. Не перегружайте дни. Начните с 3 задач в день и наращивайте по 1 задаче в лимите каждые три недели до 8 итоговых.
- Проведите весь день, записывая выполненные задачи дня;
- Вечером распределите новые задачи по дням, после чего можно приступить к отчёту дня;
- В отчёте дня запишите все выполненные задачи и впечатления от дня.
