В части 1 мы уже говорили о трех важных правилах. Мы дали в той же статье 3 простые техники тайм-менеджмента. Сейчас мы переходим к очень ответственной теме - как делить большие задачи.
Большие задачи в условиях штиля дел (что у взрослого ответственного человека бывает почти никогда, разве что если у него высокая сезонность работы) не представляют труда для выполнения. Взял, да поделил большое дело- и пошёл делать.
Но когда у тебя работа, семья, хобби, спорт, неправильно поделенная большая задача:
- Откладывается, так как слишком большая;
- Будет добавлять новые пункты, если её не продумали;
- Портит вам настроение одним своим существованием в планировщике.
Надо ли вам такое? Сомневаюсь. Давайте попробуем начать с простого - с теории.
Задачи SMART+H
Наши отношения с тайм-менеджментом похожи на отношения между чрезмерно амбициозным начальством и усталым работником:
- Оба не вникают в нюансы задач друг друга;
- Не имеют обратной связи кроме кризисной;
- Имеют разные ценности. Вы хотите достичь хорошей рельефной фигуры, ваше тело хочет иметь запасы энергии на черный день пусть и в виде выпяченного животика и боков. Вам хочется больше успевать, а ваше тело хочет больше отдыхать.
Поэтому, если ваша задача прописана плохо (неконкретно, без критериев), то ваш усталый внутренний работник будет перекладывать её до следующего совещания или горящих сроков. Если вы отвели на неё слишком много времени, то усталому работнику (телу) будет проще опять-таки отложить все в долгий ящик.
Поэтому задачи должны быть:
- Ясно определены, конкретны (Specific) - "выбросить ненужное из гаража";
- Измеримыми (Measurable) - "хотя бы с первой четверти всего пространства";
- Достижимыми (Achievable) - "за 4 раза вполне можно очистить помещение от ненужных вещей";
- Релевантными (Relevant) - "уборка гаража - первый шаг к его ремонту, что нужно делать каждые три-пять лет".
- Ограниченными во времени (Time-bound) - "цель должна быть выполнена в течение недели".
Таков стандартный набор SMART (Specific+Measurable+Achievable+Relevant+Time-Bound) задач. От себя я добавляю характеристику - задача должна быть максимум полчаса (Half of an hour).
Почему именно полчаса?
Потому что если дело больше, чем полчаса, себя трудно уговорить его сделать.
В самом деле, попробуйте выделить проект на 6 часов в один день. Страшновато.
Как делить, если тебе трудно
Иногда бывает, что нам сложно поделить задачу на получасовые. Просто лень или усталость одолевают нас. Что же делать?
Вариант 1. Подсмотреть как делал что-то подобное ранее. Если вы делали уборку помещения, то наверняка сможете найти похожий кейс в прошлом.
Вариант 2. Попросить помощь у ИИ. Но не у Whimsical. Этот инструмент может дать последовательность неконкретных, нераспиленных на кусочки заданий, поэтому использовать только как полуфабрикат - выделить время, чтобы правильно все распланировать. Можно попросить у Chat GPT "Составь план получасовыми задачами на уборку гаража в течение недели". Выдаст скорее всего не совсем правильно, но вполне можно использовать как референс.
Вот как Whimsical расписал задачу на полчаса.
А не потрачу ли я больше времени на планирование, чем на проект?
Если вы поймали себя на этой идее - поздравляю, значит вы прокрастинируете. Попробуйте сделать задачу немедленно или на следующий день. Обычно, эту SMART+H технику применяют к долгим задачам, которые могут вызвать внутреннее сопротивление. Почувствовали что вам эту задачу одолевать нелегко? Отлично! Расчлените её! Хоть это звучит и кровожадно, но чем на меньшие куски вы поделите большого страшного монстра недели, тем проще будет с ним справиться.
