Дневники, отчёты, буллит-журналы — все это нужно для тайм-менеджмента. Это не только форма понимания текущего состояния, это форма вербализации размышлений, идей, рефлексии.
В предыдущих частях мы описали три популярных способа управления временем (метод помодоро, техника 1-3-5, time-blocking) и зачем вам нужна грамотная декомпозиция задачи. В этой части мы расскажем подробнее и больше об учёте времени, а также куда проще всего встроить эту рутину.
В петле привычки обязательно должна быть награда. Петлей привычки называют механизм, при котором человек повторяет определенные действия, что они становятся бессознательным. Например, вам нравится ощущение свежести после чистки зубов? Это очень простой способ внедрить нам привычку в виде награды — приятный вкус, ощущение свежести и прохлады, ассоциирующееся с чистотой.
А отчёты дня — это тоже награда в вашем тайм-менеджменте.
Сводка прошедшего дня.
Любое подчеркивание собственной продуктивности — это всегда выработка дофамина, нейромедиатора поощрения. Он высвобождается, когда мы успешно выполняем задачу, достигаем цель, получаем комплимент. Перечисление задач, вычеркнутых из списка, описание самочувствия, мыслей — это чувство удовлетворения, освобождения и при этом проявление честности перед самим собой. Но помимо этого, есть и другой вид пользы от такой практики.
1. Отчёты как инструмент идентификации успеха.
1.1 Отслеживаем прогресс через ежедневные записи.
Писать задачи на стикерах, а потом вычеркивать — приятно. Особенно когда все поставленные задания выполнены, а стикер можно отправить наконец-то в мусор. Но не забывайте отметить сделанное в дневнике. Это поможет вам оценить, каких успехов в исполнении проектов вы достигли, а также как близки к достижению цели.
1.2 Отчёт как оценка уязвимых областей.
Через отчёты дня мы видим слабые места, или на что тратим большую часть времени. Так мы понимаем на чем нам нужно сосредотачиваться. Например, я копирайтер — но у меня низкая скорость набора текста, так как я не владею слепой печатью, поэтому я пишу статьи очень долго и мой лимит за день текст на 10-15 тысяч знаков. Увеличив скорость печати, а через это уменьшив время на исправление опечаток, я смогу увеличить свои возможности создавать статьи.
2. Отчёт как средство упорядочивания.
2.1 Для определения приоритетов.
Если каждый день писать о своем состоянии и отношении к задачам, можно понять что вас вдохновляет или угнетает, нужна ли вам помощь или нет. Очень любопытный эффект заключается в том, что мы не понимаем иногда что хотим, но через вербализацию, мы это осознаем.
2.2 Для планирования будущих шагов.
Анализ отчётов и изложение мыслей на бумаге помогает планировать следующие шаги. Так как мы понимаем наши чувства, видим приоритеты, то мы можем распределять ресурсы эффективнее.
3. Как средство мотивации.
Ведя запись каждый день, мы видим как много мы уже достигли и это вдохновляет нас двигаться дальше. Как внезапно найденный детский диплом, мы получаем от достигнутого дофамин, что стимулирует работать дальше.
Как вести учёт времени.
Количественный расход времени — это первый подход. Когда мы замеряем между делами дату начала и конца задачи и записываете разницу между ними. Начали совещание в 14:00, закончили в 15:23 — итого 83 минуты. Выехал из дома в 9:00 на машине, добрался в 9:22 — 21 минута. В конце вы подводите итог временным расходам по разным жизненным перспективам. Для категоризации можно использовать вот такое колесо:
«Колесо жизненного баланса» можно изменять по секторам. Например, кто-то убирает отдых и путешествия. В колесе баланса важна пропорциональность — если вы перегрузите какую-то перспективу, то будете получать меньше удовольствия от жизни.
К схеме прямого учёта времени (в минутах) подойдут перечисленные техники 1-3-5 и time-blocking.
Для Помодоро подходит метод «Миски салата». Его суть похожа — вы делите все жизненные перспективы на колесе жизненного баланса. Присваиваете каждой из жизненных перспектив цвет или форму. Красный цвет — работа, зеленый — физкультура и красота, синий — обучение, фиолетовый — отдых. И так далее. Принцип вкусного салата складывается от того, насколько разными вещами вы нафаршируете блюдо. Если есть хотя бы три разных перспективы за день — уже хорошо. Каждый ингредиент складывается из отрезков 45 на работу и 15 минут на отдых (как в школе).
Это верно и для первого метода — чем больше задач разного сектора вы выполняете, тем больше удовольствия от дня вы получаете.
Как писать отчет дня.
Если вы еще помните петлю привычки (сигнал-шаблон-награда), то сигналом становится наступление определенного времени. Я завершаю всю свою работу в 10 часов вечера, после чего медленно готовлюсь ко сну. Почистив зубы, включив прикроватную лампу, вы и заполняете итоговую заметки.
Чтобы система была последовательной и подходила для анализа, лучше не использовать одноразовые листки. Используйте заметки и буллит-журнал. Ежедневник я не советую, потому что пустые участники в нем могут легко демотивировать, а некоторых посадить в отложенное до первое января или понедельника прокрастинацию.
В отчёте обязательно должна быть дата, список выполненных задач, суммарный расход времени и дневниковая часть. Так как я считаю затраченное время, то и вам советую это делать тоже. Но это не обязательно, главное — достижения дня. Это и есть шаблон.
Как выглядит мой отчёт дня в Google заметках. Я использую метод «Миска салата», поэтому 2,66 — это на самом деле 2 часа. Я не считаю минуты, потому что привык после 45 минут направленной работы отдыхать. Ачивки дня — это элемент геймификации. Каждый значок присваивается в качестве достижения дня. Например, стрелочка с крестиком — это наведение порядка там, где его нет. Карандаш свидетельствует, что отчёт создан в тот же день, а не на следующий.
Дневниковая часть должна включать ваше нынешнее ощущение (пишите, что захотите) и от задач, что показалось вам сложным и что можно ввести, чтобы снизить сложность. Второй пункт обязателен.
Пишите отчеты дня вечером хотя бы несколько недель, чтобы сделать следующий шаг — анализ. Если вы периодически смотрите свои прошлые отчеты дня, то вы заметите, что:
- При подсчёте времени — среднюю производительность и как сильно она снижается после очень продуктивных дней. В моем тайм-менеджменте, я могу выполнить не более 5-6 задач. После сверхвыработки обязательно идет просадка до более низких показателей. Так я понимаю, когда мне нужен отдых и не жду пока организм меня это вынудит сделать.
- Вы коллекционируете идеи, которые больше не пропадают в никуда. Вдобавок, получаете дополнительную мотивацию, если завершили очень сложный проект.
- Понимаете свой эмоциональный фон. Например, я по природе оптимист, поэтому хорошее настроение у меня - главный гость. А вот печаль и плохое настроение обычно приводят к болезни и прокрастинации.
- Получаете удовольствие от их заполнения отчета дня перед сном, что даст лучше выспаться.
Тайм-менеджмент завязан на получении удовольствия от управления своим временем и достижений с этим связанных. Без отчетов дня эту привычку очень сложно ввести в свою жизнь.
