Время — невосполнимый ресурс, поэтому важно уметь им управлять. Тогда и работа пойдет «как по маслу» (без висящих на носу дедлайнов), и прибыль возрастет, и останется заветное «окошко» для отдыха. Есть такая наука, как тайм-менеджемент, когда вечно спешащий бизнесмен/предприниматель, да и просто человек, получает в руки эффективные инструменты и техники управления временем. О них и поговорим.
Почему вечная спешка вредит работе/бизнесу и только усугубляет ситуацию?
Когда наваливается груда незавершенных дел и домашних обязанностей, мы чувствуем себя, как «загнанная лошадь», которая нечаянно попала в капкан и не знает, как преодолеть препятствие. А есть ведь ещё бизнес-план, нереализованные цели и амбиции, а возможно, и сотрудники/коллеги, которые ждут оплаты за свой труд. Мы стараемся успеть всё и сразу, забывая об отдыхе. В результате возникают проблемы со здоровьем, стрессы, бессонница и хроническая усталость.
Всему виной неправильный подход к решению дел и неумение планировать, расставлять приоритеты и делегировать мелкие/крупные задачи кому-то, кто сможет их выполнить.
Определяем цели и приоритеты
Первое, что нужно сделать — составить список целей на ближайшую неделю, месяц, год и т. д. Не спешите и несколько раз подумайте, что для вас самое главное. И тут мы подошли к расстановке приоритетов. Чтобы добиться успеха в ближайшее время или решить «гору» незавершенных дел, нужно начинать с самых важных вещей. А то, что может пока подождать, пусть отправляется в список долгосрочных целей. Далее каждую задачу разбиваем на несколько этапов (промежуточных), и движемся к ним постепенно, шаг за шагом.
Обратите внимание! Обозначьте дедлайны и неотложные моменты. Если какие-то дела срочные, но менее важные относительно других, их лучше делегировать.И ещё, не нужно планировать больше, чем в состоянии выполнить. В противном случае возможен стресс и снижение производительности. Вот действенные рекомендации, которые помогут в расстановке приоритетов и планировании времени:
- Не держите первостепенные и второстепенные задачи в голове — запишите их в красивый блокнот и вычеркивайте по мере реализации/завершения.
- Если цель крупная и труднодостижимая (например, требует финансовых вложений или опыта, который пока не наработан в должной мере), разбейте ее на промежуточные.
- Составляйте списки ежедневных дел. Их может быть по 3-4 в сутки или больше в зависимости от амбиций, наличия/отсутствия свободного времени и сил.
-Избегайте отвлекающих факторов. Если есть какие-то конкурирующие задачи, отбросьте их пока в сторону. Это же касается незапланированного отдыха, поездок и просто пустого времяпровождения.
- Организуйте комфортное место для работы. Атмосфера со всеми удобствами повышает производительность (особенно когда никто не отвлекает и не мешает), и это факт. Если же заниматься делами как попало, с телефоном в руке или за просмотром сериалов, лежа в кровати — значимых результатов не ждите.
Соблюдая эти правила, вы будете меньше уставать, а продуктивность увеличится. Это во многом решит проблему нехватки времени.
Зачем делегировать задачи и как делать это правильно
Делегируя задачи другим людям (специалистам в своем деле), вы избежите монотонной, рутинной работы, и потратите время на то, что вам действительно интересно и лучше всего получается. Делегирование актуально и в том случае, когда вы не разбираетесь в какой-то сфере. Сюда можно отнести email-рассылки, создание сайтов или веб-дизайн.
Поэтому чтобы не тратить львиную долю времени и сил на изучение нового, эффективнее будет обратиться к специалисту. И не нужно на этом экономить — так у работника (кому вы поручили важное дело) будет больше мотивации сделать всё в лучшем виде.
Найти исполнителя можно на биржах фриланса или с помощью рекламы. Объявите о вакансии с соцсетях и мессенджерах, укажите условия работы и требования к специалисту, а также обозначьте дедлайн и ценник. Единственное — исполнитель не всегда находится в первый день. Иногда нужно запастись терпением и продолжать поиски.
Приложения для планирования времени и управления бизнес-проектами
Чтобы всё успевать, можно записывать важные дела в ежедневник или поступить проще — воспользоваться одним из сервисов, который будет напоминать о горящих дедлайнах, поездках, деловых встречах и т. д. Ниже представлены лучшие сервисы и приложения для тайм-менеджмента:
- «Google задачи». Здесь можно планировать дела с указанием сроков их выполнения, в дальнейшем сортируя списки и удаляя неактуальные задачи. Сервис бесплатный и используется на мобильных устройствах с ОС Android и iOS (в том числе и на ПК).
- Todoist. Приложение позволяет оперативно добавлять задачи в уже сформированные списки. Установите его на смартфон или на компьютер — выбор за вами. Плюс, оно синхронизируется с Gmail. Есть две версии — платная и бесплатная.
- Any.do. Одно из главных преимуществ этого сервиса — планирование событий и важных дел с помощью голосового ввода. Сюда же можно добавлять теги и прикреплять тематические изображения. Приложение поддерживается на всех мобильных устройствах и ПК. Помимо базовой версии, есть ещё премиум (платная).
- «Битрикс24». Здесь удобно отслеживать выполнение задач и статистику. Приложение рекомендовано для командной работы. У него встроенная CRM-система и широкие функциональные возможности. Есть бесплатная версия и платная, но с учетом нескольких тарифов.
- Trello. Этот сервис работает в браузере, а также в виде приложения. В нем создают список задач, расставляют приоритеты (по мере срочности/важности), добавляют описание, файлы и исполнителей, когда работа происходит в команде.
Используйте эти сервисы и не будет проблем с нехваткой времени.
Эффективные приемы тайм-менеджмента
И напоследок, ещё несколько рекомендаций, которые помогут в организации рабочего распорядка:
- Планируйте задачи с вечера. Делайте это регулярно. Таким образом, с утра у вас будет четкий план действий.
- Не откладывайте дела на потом. Если есть какая-то важная и сложная задача, которая у вас вызывает волнение и дрожь — решайте ее первой. Ведь не зря существует поговорка «У страха глаза велики». А на практике всё оказывается намного проще.
- Используйте правило 10 минут. Это актуально для тех, кого одолевает прокрастинация. Поэтому приступайте к решению важного/срочного дела и занимайтесь им ровно 10 минут (можете завести будильник). Как показывает практика, за это время человек втягивается в работу и она уже не кажется ему такой сложной — этакий обман мозга.
- Метод «Автофокуса». Если у вас нет дедлайнов и дела в принципе могут подождать, составьте список всех задач и не спеша прочитайте его. В этот момент что-то из списка дел может показаться вам более важным или вы почувствуете в себе ресурс для его выполнения. Как только справитесь с задачей — вычеркните ее. И так до победного завершения всего запланированного.
И помните, «Путь в тысячу вёрст начинается с первого шага» (Лао-цзы). Поэтому ежедневное решение маленьких задач — залог достижения больших целей в долгосрочной перспективе. Вот и времени будет на всё хватать, и не останется незавершенных дел к концу месяца/года. Отсюда здоровая психика и отсутствие самобичевания.
