В первой части мы рассказали, как в целом вести деловую переписку. Даже если вы пропустили публикацию - не страшно, мы оставим ссылку внизу. Сегодня мы поговорим о тех формулировках, от которых вы должны избавиться и те принципы, которые вы не должны нарушать.
Не сливаем воедино рабочее и не рабочее.
Хороший способ напроситься на агрессию - дать большое количество задач и пожелать хороших выходных. Если вы хотите поздравить с праздником - поздравьте отдельным письмом и заранее, до выдачи задач. В одном письме выглядит это так:
Как такое читается? Как издевательство. Хорошо, если ваш коллега не из раздражительных. Поэтому поздравления отдельно, задачи — отдельно. Кстати, мы немного вдавили педаль в пол — но даже если вы переставите поздравление и выдачу задач местами, от этого комичность ситуации не сильно изменится. Помните, одна задача - одно письмо. «С Новым Годом, коллеги» отдельно от «Кстати, у нас есть еще одна срочная задача».
Не интерпретируем чувства человека.
Вы видели раздражающую рекламу информационных продуктов, начинающихся с «Когда же ты уже заговоришь на английском?». Во-первых, откуда вы знаете, говорю ли я на английском (я говорю уверенно, но с нарушениями грамматики). Во-вторых, откуда взялось это «уже»? Ну или другой пример — «я знаю, как вы цените свое время». Вроде бы, универсальное утверждение, ничего обидного нет, но собеседнику может не понравится, что мы пытаемся интерпретировать его чувства так с порога. Избегайте таких вещей в переписке, потому что это читается как попытка манипуляции из арсенала мошенников.
«Я вас услышал».
Обязательно упомянем этот оборот, которые часто отправляют в ответ. «Я вас услышал» — это практически отказ от ответа. Это ни «да», ни «нет», это не проявление заботы о другом человеке и в худшем случае считается посылом далеко и надолго.
Если такое отправляете вы — пообещайте, что никогда не будете больше. Напишите лучше «хорошо, я понял вашу точку зрения». Это гораздо лучше тем, что вы указали, что как минимум обработали полученную информацию. А услышать — не значит понять. Может быть информация была пропущена мимо ушей?
Если такое отправляет кто-то другой вам, попросите расшифровать это. Например:
«Как там у тебя с загрузкой?»
Вроде бы мы интересуемся, как дела у человека, но вместе с тем, мы обрекаем задачу на отказ. Потому что на это потратится время сотрудника, надо ведь узнать следующим письмом что именно имеется в виду. А если мы ТАК пишем занятому сотруднику, то нам не думая откажут (буду еще тут разбираться, времени у меня нет). Потому что время — дорогой ресурс на работе. Лучше будет так:
Привет, Полина! Директор попросил пересмотреть макеты новых фирменных бланков. Это нужно сделать до 17.06, то есть через три дня, твое мнение очень поможет. Если что, я на связи, я набросал мудборд и у меня есть табличка RAL из типографии.«Уже посмотрели? Удалось посмотреть?»
Конечно же, так нельзя. Вопрос нужно писать прямо, чтобы человек не рылся по ящику (особенно это пытка для сотрудников постарше), а не искал письмо, чтобы понять, что ему должно было удаться посмотреть. Экономьте время и усилия других, не скупитесь на детали поручения.
Денис, сегодня или завтра (в пятницу, 16.06 уже отправка) нужен ваш комментарий по поводу 3D модели укладки деталей в фуру. Как будет удобнее его посмотреть? Если нет времени — поговорим прямо после обеда, голосом, файлы можно открыть с телефона.Стегаем людей АСАПами.
Есть народная и немного грубоватая поговорка — «без асапов нет факапов». ASAP — as soon as possible, «так рано, как только возможно». Кидаться такими распоряжениями менеджер может, но не слишком часто. Как и всякий сигнал, повторенный много раз, он теряет свою силу и мы превращаемся в м̶а̶л̶ь̶ч̶и̶к̶а̶ (зачеркнуто) менеджера, «который кричал асап слишком часто». Чтобы правильно дать другому АСАП, нужно соблюсти несколько условий:
«Доброе утро! Василий, Марина, Пётр, у нас АСАП. За ночь сильно протекла крыша, поэтому панели разборного потолка из целлюлозы размокли и упали некрасивыми комками на столы и технику в офисе бухгалтерии. Нужно будет навести порядок (убрать остатки панелей, помыть поверхности, отсоединить технику, на которую упали панели), пока мы будем говорить с хозяином здания, как избегать подобного в будущем. Все ваши задачи буду исполнять я и Василиса, потому что с нами назначены встречи в офисе, которые мы не можем отменить. Как закончим — к вам присоединимся».Экономим время и усилия сотрудника.
Мы можем привести ещё много примеров, но самый главный принцип — заботьтесь о других. Проявляется это в погружении собеседника в контекст, в том, чтобы не красть его время и усилия. Хотите запрячь совместной работой? Скажите когда будете свободны, как это можно сделать и спросите когда человеку удобно. Не играйте с чувствами (не пытайтесь их интерпретировать), не сливайте воедино задачи и поздравления, не стегайте асапами просто так, а объясните, почему все так и что нужно сделать. Так вы гораздо лучше поможете общему делу.
